Neue Profile erzeugen

Wenn Sie eine Reihe von Prüfungen und/oder Korrekturen auf ein Dokument anwenden möchten, wäre es sehr zeitaufwändig, jeden Schritt einzeln durchzuführen. Für diese Anwendungsfälle empfiehlt sich die Verwendung von Profilen. Ein Profil ist eine Sammlung einer beliebigen Anzahl von Prüfungen und/oder Korrekturen.

Wenn das Profil sowohl Prüfungen als auch Korrekturen enthält, werden zuerst alle Korrekturen ausgeführt. Nach der Modifikation des Dokuments führt pdfToolbox anschließend die Prüfungen durch. Das bedeutet, dass ein Profil immer zuerst die Korrekturen und dann die Prüfungen durchführt.

Das Profile Fenster

pdfToolbox bietet eine große Auswahl an vordefinierten Profilen aus verschiedenen Kategorien, darunter Druckvorstufe, PDF-Analyse, PDF-Korrekturen und GWG (Ghent Workgroup) Profile.

  1. Das hervorgehobene Symbol zeigt an, dass wir uns im Profilbereich befinden.
  2. Wenn Sie auf einen Eintrag in der Liste der Profile klicken, erhalten Sie eine kurze Beschreibung der Details.
  3. Die Schaltfläche "Prüfen" führt nur eine Qualitätskontrolle durch und verändert das PDF-Dokument nicht: In dem ausgewählten Profil werden nur die Prüfungen ausgeführt. Die Schaltfläche "Prüfen und korrigieren" führt zusätzlich zu den Prüfungen auch die Korrekturen des ausgewählten Profils aus. In diesem Fall kann das Dokument möglicherweise modifiziert werden.
  4. Für individuelle Aufgaben kann der Anwender eigene Profile einrichten. Im folgenden Abschnitt wird Schritt für Schritt beschrieben, wie Sie ein neues Profil erstellen.
  5. Es ist möglich, ein bestehendes Profil zu duplizieren und bestimmte Elemente nach Bedarf zu ändern.
  6. Profile können gelöscht werden. Entweder Sie löschen nur das Profil (alle darin enthaltenen Prüfungen und Korrekturen bleiben erhalten) oder Sie löschen das Profil zusammen mit allen referenzierten Prüfungen und Korrekturen.
  7. Profile lassen sich für die Weitergabe oder Verteilung im Betrieb oder mit externen Partnern ex- und importieren.

Wie erstellt man ein neues Profil?

  1. Oben rechts beim Profile-Fenster befindet sich ein Pulldown-Menü mit dem Befehl „Neues Profil erstellen…“.

Das Fenster „Profil erzeugen“ im Überblick

Profil erzeugen: Allgemeine Angaben

  1. Ein neues Profil hat zuerst den automatisch generierten Namen „Neues Profil 1“. Das orange Dreieck ermöglicht es (hier und an den anderen Stellen), Variablen und Scripts einzubinden.
  2. Ein Profil kann frei, gesperrt oder passwortgeschützt sein.
  3. Im Kommentar-Feld können Erklärungstexte eintragen werden, die später bei der Auswahl eines Profils in der Profilliste angezeigt werden.
  4. Verfasser und E-Mail sind für Angaben zum Verfasser gedacht.
  5. In Gruppe kann man entscheiden, ob das Profil in Benutzerdefinierte Profile oder in anderen Gruppen einsortiert werden soll.
  6. Das Profil kann auch mit einem Skript versehen werden.
  7. Wenn diese Option aktiviert ist, wird das Profil in der Liste der Profile in der Bibliothek ausgeblendet.
  8. Rechts unten befinden sich die Schaltknöpfe Verwendung… (in welchen Profilen wird eine ausgewählte Vorgabe verwendet), Test (ermöglicht das Testen des Profils im jeweiligen Editor), Abbrechen und OK.

Profil erzeugen: Nach Standard konvertieren

Die Kategorie "Nach Standard konvertieren" unterteilt sich in Konvertierungsvorgaben für PDF/X (Druckvorstufe), PDF/A (Langzeitarchivierung) und PDF/E (digitale Konstruktionszeichnungen).

In dieser Rubrik werden PDF-Dateien umgewandelt bzw. korrigiert und nicht nur überprüft.

  1. Bei PDF-Datei konvertieren nach PDF/X stehen mehrere PDF/X-Versionen in einem Pulldown-Menü zur Auswahl bereit. Optional lassen sich Korrekturen anwenden, die über ein Kontrollfeld aktiviert werden können. Je nach gewähltem Standard, können zwei Optionen zugeschaltet werden: Geräteunabhängiges RGB oder Lab in Zielfarbraum konvertieren und Geräteunabhängiges Grau oder CMYK dekalibrieren.
  2. Auch bei PDF-Datei konvertieren nach PDF/A stehen mehrere PDF/A-Versionen in einem Pulldown-Menü zur Auswahl bereit. Es lässt sich die Option Korrekturen anwenden zuschalten. Wenn die Konvertierung fehlschlägt, stehen weitere Möglichkeiten bereit: Re-Konvertierung via Postscript; Konvertiert Seiten, die Probleme verursachen, zu Bildern sowie Konvertiert alle Seiten zu Bildern. Für die beiden zuletzt genannten Optionen kann eine Bildauflösung definiert werden. Wenn eine Bildkonvertierung durchgeführt wird, kann zusätzlich festgelegt werden, wie der Text innerhalb der PDF-Datei behandelt werden soll.
  3. Der dritte Standard ist PDF/E. Auch hier sind Korrekturen möglich.
  4. Schließlich kann aus einem Pulldown-Menü der Output Intent (Ausgabebedingung) ausgewählt werden. Es gibt hier zwei Optionen: Eingebetteten Output Intent benutzen, wenn möglich und ICC-Profil nicht einbetten, falls diese Einbettung nicht erforderlich ist (etwa bei gängigen Ausgabebedingungen; damit lässt sich die resultierende Dateigröße um die Größe des Output Intents verringern).

Um mehr über die Korrekturen zu erfahren, die bei der jeweiligen Konvertierung durchgeführt werden, kann die entsprechende Liste über das Symbol mit dem grünen Fragezeichen geöffnet werden. (Das Fragezeichen ist grau = inaktiv, wenn eine Konvertierung nicht aktiv ist.)

Profil erzeugen: Eingebettete Dateien nach Standard konvertieren

Eingebettete Dateien nach Standard konvertieren bietet ähnliche Parameter wie der vorherige Schritt, bezieht sich aber auf eingebettete PDF-Dateien.

  1. Der erste Punkt betrifft den Sonderfall PDF/A-3. Dieser PDF-Standard erlaubt auch das Einbetten von im Originalzustand belassener Dateien (nicht nur PDF, sondern auch andere Formate). Mit Nicht konvertieren, aber Beziehungsart-Eintrag (PDF/A-3, PDF/A-4) setzen auf … lässt sich die Beziehung auf verschiedene Arten definieren (etwa Source, Data, Supplement und weitere).
  2. Konvertiere eingebettetes PDF-Dokument nach PDF/X ermöglicht verschiedene Auswahlmöglichkeiten plus optionale Korrekturen.
  3. Konvertiere eingebettetes PDF-Dokument nach PDF/A erlaubt verschiedene Auswahlmöglichkeiten plus optionale Korrekturen. Außerdem stehen wiederum Ausweichmöglichkeiten bei fehlgeschlagenen Konvertierungen bereit.
  4. Konvertiere eingebettetes PDF-Dokument nach PDF/E plus optionale Korrekturen.
  5. Einstellungen zum Output Intent (Ausgabebedingung).

Profil erzeugen: Standard-Konformität

Der Bereich Standard-Konformität betrifft die diversen ISO-Standards, die es für das Portable Document Format gibt:

  1. In der Kategorie PDF ist keinem der folgenden Standards konform lassen sich alle aktuell verfügbaren PDF-Standards in die Abfrage integrieren.
  2. Über das Pulldown-Menü können Sie festlegen, wie Anomalien gemeldet werden sollen - als Fehler, als Warnung oder als Information.
  3. „PDF-Syntaxprobleme melden“ zeigt Probleme mit der PDF-Syntax an, wie z.B. fehlende Farbräume oder fehlende XObjects etc.
  4. In diesem Bereich lässt sich ermitteln, ob ein PDF ein PDF/X-Ausgabeprofil für RGB-Druckbedingungen enthält.
  5. Dieser Punkt betrifft PDF-Funktionen in Abhängigkeit zur PDF-Version.
  6. Außerdem kann ein enthaltenes PDF/X-Ausgabeprofil mit einer individuellen Liste von Ausgabeprofilen abgeglichen werden.

Profil erzeugen: Standard-Konformität für eingebettete Dateien

Der Bereich Standard-Konformität für eingebettete Dateien liefert die gleichen Vorgaben, wie im vorherigen Abschnitt zu sehen. Diese beziehen sich hier jedoch auf eingebettete PDF-Dateien:

  1. PDF ist keinem der folgenden Standards konform betrifft  alle aktuell verfügbaren PDF-Standards.
  2. Der zweite Bereich dreht sich um den Druck-PDF-Standard PDF/X.

Profil erzeugen: Benutzerdefinierte Korrekturen

In Benutzerdefinierte Korrekturen kann der Anwender Einträge aus der Liste sämtlicher pdfToolbox-Korrekturen auswählen und in das neue Profil integrieren.

Das Fenster ist wie folgt aufgebaut:

  1. Im Bereich rechts sind die in pdfToolbox vorhandenen Korrekturen in einer Liste aufgeführt. Es ist sozusagen der Vorrat, aus dem man sich bedienen kann.
  2. Es werden jeweils die Korrekturen angezeigt, die in der aktuell ausgewählten Bibliothek vorhanden sind (hier: Prepress, Farbe und Transparenz).
  3. Zum einfacheren Auffinden der gewünschten Korrekturen kann man die Suche verwenden, wenn man die Bezeichnung der Korrektur kennt.
  4. Wenn man eine Korrektur in der Liste anklickt, so erhält man weitere Detailinformationen.
  5. Per Klick auf das Symbol mit dem blauen Pfeil nach links wird die ausgewählte Korrektur in die Spalte in der Mitte verschoben und damit in das zu erstellende bzw. bearbeitende Profil aufgenommen.
  6. In der mittleren Spalte werden alle Korrekturen angezeigt, die im aktuellen Profil verwendet werden.
  7. Wenn die Option "Korrektur aktiv" deaktiviert wird, ist die ausgewählte Korrektur inaktiv und wird bei der Ausführung des Profils nicht ausgeführt. Zudem kann man über das orangefarbene Dreieck Variablen und Skripte hinzufügen und steuern.
  8. Korrekturen lassen sich über die Schaltflächen hinzufügen, duplizieren, bearbeiten und löschen.

Profil erzeugen: Benutzerdefinierte Prüfungen

In Benutzerdefinierte Prüfungen kann der Anwender Einträge aus der Liste sämtlicher pdfToolbox-Prüfungen auswählen und in das neue Profil integrieren.

Das Fenster ist wie folgt aufgebaut:

  1. Im Bereich rechts sind die in pdfToolbox vorhandenen Prüfungen in einer Liste aufgeführt. Es ist sozusagen der Vorrat, aus dem man sich bedienen kann.
  2. Es werden jeweils die Prüfungen angezeigt, die in der aktuell ausgewählten Bibliothek vorhanden sind (hier: StarterKit).
  3. Zum einfacheren Auffinden der gewünschten Prüfung kann man die Suche verwenden, wenn man die Bezeichnung der Prüfung kennt.
  4. Wenn man eine Prüfung in der Liste anklickt, so erhält man weitere Detailinformationen.
  5. Per Klick auf das Symbol mit dem blauen Pfeil nach links wird die ausgewählte Prüfung in die Spalte in der Mitte verschoben und damit in das zu erstellende bzw. bearbeitende Profil aufgenommen.
  6. In der mittleren Spalte werden alle Prüfungen angezeigt, die im aktuellen Profil verwendet werden.
  7. Aus dem Pulldown-Menü kann man auswählen, ob die Prüfung einen Fehler, eine Warnung oder eine Info auslösen soll. Zudem kann man über die orangefarbene Dreieck Variablen und Skripte hinzufügen und steuern.
  8. Wenn die Option "Prüfung aktiv" deaktiviert wird, ist die ausgewählte Prüfung inaktiv und wird bei der Ausführung des Profils nicht ausgeführt.
  9. Prüfungen lassen sich über die Schaltflächen hinzufügen, duplizieren, bearbeiten und löschen.

Profil erzeugen: Zusammenfassung

In der Zusammenfassung erhält der Anwender einen detaillierten Überblick zu allen Prüfungen und Korrekturen, die in dem neu erstellten (oder bearbeiteten) Profil enthalten sind.

  1. Die Einträge sind je nach Bereich gruppiert, also Dokument, Seiten, Bilder, Farbe, Zeichensätze und weitere mehr.
  2. Optional: Der Anwender kann das die Profil-Übersicht speichern. Per Klick auf die entsprechende Schaltfläche erzeugt das Programm einen umfassenden Bericht als PDF-Datei.
  3. Optional: Aus dem aktuellen Profil lässt sich zudem ein Editierbares Profil erzeugen, also ein Duplikat, das sich weitergehend einrichten lässt.
  4. Rechts unten befinden sich die Schaltknöpfe Verwendung… (in welchen Profilen wird eine ausgewählte Vorgabe verwendet), Test (ermöglicht das Testen des Profils im jeweiligen Editor), Abbrechen und OK.