Die callas pdfToolbox arbeitet mit Profilen, Prüfungen, Korrekturen, Prozessplänen und Bibliotheken. Kurz zusammengefasst stellt sich das wie folgt dar:

• PDF-Dateien lassen sich über Prüfungen auf bestimmte Faktoren hin untersuchen und mit Korrekturen lassen sich Dateien nach genauen Vorgaben verändern.
• Profile sind dazu geeignet, Prüfungen und Korrekturen miteinander zu verbinden.
• Über Prozesspläne kann man dafür sorgen, dass mehrere Profile, Prüfungen oder Korrekturen gesteuert hintereinander ablaufen.
• Bibliotheken schließlich bieten eine Möglichkeit, alle vorhergenannten Kategorien für eine bessere Übersicht in individuellen Sammlungen zusammenzustellen.