Um ein Profil zu nutzen, müssen Profile zuerst über „Menü: Werkzeuge; Profile“ in Profile-Fenster geöffnet werden.

1. Im Profile Fenster kann das gewünschte Profil ausgewählt werden.
2. Die Schaltfläche „Prüfen“ ist lediglich eine Qualitätskontrolle, die das PDF-Dokument nicht ändern wird: Im ausgewählten Profil werden nur die Prüfungen ausgeführt. Hiermit kann überprüft werden, ob ein PDF-Dokument in Ordnung ist oder nicht.
3. Die Schaltfläche „Prüfen und korrigieren“ führt zusätzlich zu der Qualitätskontrolle die Korrekturen des gewählten Profils aus. Das Dokument wird in diesem Fall unter Umständen verändert.

Während pdfToolbox Desktop das PDF-Dokument untersucht, erscheint ein Fortschrittsfenster, welches über laufende Korrekturen und Meldungen informiert. Wenn die Verarbeitung beendet ist, wird aus diesem Fortschrittsfenster das „Ergebnis“-Fenster.

Das Ergebnis-Fenster zeigt die folgenden Punkte:

1. Das Ergebnis der Verarbeitung. In diesem Fall zeigt das rote Kreuz an, dass mindestens ein Fehler entdeckt wurde.
2. Zu Beginn werden alle Korrekturen aufgelistet, die im PDF-Dokument durchgeführt wurden. Bei dieser Liste könnte man davon ausgehen, dass nur die Korrekturen angezeigt werden, welche für die Profilausführung notwendig waren. Dies ist auch meistens der Fall. Dennoch gibt es eine kleine Anzahl an Korrekturen, die immer im Ergebnisfenster aufgeführt werden. Der Grund hierfür, wird im nächsten Abschnitt "Korrekturen die immer im Ergebnis-Fenster aufgeführt werden" erläutert.
3. Ein Fehler, die von den Preflight-Checks des Profils ausgelöst wurde. Ein Fehler ist etwas, das wahrscheinlich später zu Problemen führen wird. Fehler müssen korrigiert werden.
4. Eine Liste mit Warnungen, die von den Preflight-Checks des Profils ausgelöst wurde. Eine Warnung zeigt etwas an, das möglicherweise zu Problemen führen könnte, aber nicht muss. Es handelt sich um etwas, das genauer betrachtet werden sollte.

Wenn pdfToolbox ein PDF-Dokument über ein Profil verarbeitet, werden zuerst alle Korrekturen des Profils und erst danach die Preflight-Prüfungen durchgeführt. Falls etwas im PDF-Dokument fehlerhaft war, aber mit einer Korrektur repariert werden konnte, wird dies nicht in den Warnungen oder Fehlern auftauchen. Wenn eine Warnung oder ein Fehler gemeldet wird, liegt dies daran, dass die Probleme nicht über das Profil korrigiert werden konnten. Mit diesen Problemen muss dann auf andere Weise verfahren werden.

Wird ein Profil auf ein Dokument angewendet, werden alle von der Software durchgeführten Korrekturen im Ergebnis-Fenster aufgelistet. Hier ist oftmals die Annahme, dass diese Auflistung aussagekräftig dahingehend ist, ob die Durchführung einer Korrektur notwenig war. Diese Annahme trifft natürlich in den meisten Fällen zu. Es gibt jedoch eine geringe Anzahl an Korrekturen, welche immer von der Software ausgeführt werden, unabhängig davon, ob sie notwendig sind oder nicht. Diese Korrekturen werden daher jedes Mal im Ergebnis-Fenster angezeigt. Es können beispielsweise einzelne Korrekturen aus dem Bereich "Fonts" oder "XMP-Metadaten" davon betroffen sein. 

Die Liste der ausgeführten Fixups kann daher nicht immer als zuverlässige Aussage über tatsächliche Änderungen am PDF interpretiert werden.

Der technische Hintergrund ist dabei folgender: Wie bereits im Kapitel 2.1 erwähnt, wird vor einer Korrektur eine interne Analyse vorgenommen, welche überprüft, ob eine Korrektur erforderlich ist. Diese Analyse benötigt natürlich eine gewissen Zeit. Um die Verarbeitungszeit des Profils so gering wie möglich zu halten, werden daher bestimmte Korrekturen immer sofort auf die PDF-Datei angewendet, da die vorherige Analyse mehr Zeit in Anspruch nehmen würde, als die Korrektur einfach auszuführen.

Um herauszufinden, ob die PDF-Datei durch eine Korrektur verändert wurde und die Ergebnisdatei allen Anforderungen entspricht, kann eine Prüfung konfiguriert werden, welche anschließend das Ergebnis überprüft.

Oft ist es hilfreich zu wissen, wo genau sich die Elemente auf der Seite befinden, die für Warnungen oder Fehlermeldungen gesorgt haben.

1. Über das Dreieck neben der Warnung oder Fehlermeldung können weitere Details eingesehen werden. Je nach Kategorie erscheinen unterschiedliche Informationen.
2. Unter "Triggerwerte" wird eine Liste der Objekte angezeigt, welche die jeweilige Warnung oder Fehlermeldung verursacht haben.
3. Der Overview ist ein fester Bestandteil des Ergebnis-Fensters und unabhängig von den Fixups und Checks zu betrachten. Er enthält detaillierte Information über das PDF Dokument  (Seitengeometrie, verwendete Farbräume, Schriften, Bilder und vieles mehr).
4. Die Schaltfläche „Im Snap zeigen“ öffnet ein separates Fenster, indem das Objekt dargestellt wird, das zum Fehler oder zur Warnung geführt hat.
5. Über die Schaltfläche „Report erstellen…“ kann ein Preflight-Report generiert werden. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie hier.