1. Das neue Profil wird in der Gruppe „Benutzerdefinierte Profile“ angelegt. Es hat zuerst einen automatisch generierten Namen „Neues Profil 1“.
2. Im Fensterbereich rechts kann der Anwender einige allgemeine Vorgaben anpassen:
3. Ein Profil kann frei, verriegelt oder passwortgeschützt sein; der Name sollte für den Verwendungszweck angepasst werden. Das orangene Dreieck ermöglicht es (hier und an den anderen Stellen), Variablen und Scripts einzubinden.
4. Im Kommentar-Feld lassen sich Erklärungstexte eintragen, die man später in der Profilliste eingeblendet bekommt, wenn man ein Profil anwählt.
5. Verfasser und E-Mail sind für Angaben zum Verfasser gedacht.
6. In Gruppe kann man entscheiden, ob das Profil in Benutzerdefinierte Profile oder in anderen Gruppen einsortiert werden soll.
7. Dem Profil kann auch ein Script mitgegeben werden.

Im Bereich Dokument stehen einige Dokument-bezogene Einstellungen bereit:

1. Der erste Punkt betrifft PDF-Funktionen in Abhängigkeit zur PDF-Version: „In der PDF-Datei verwendete Funktionen benötigen mindestens Acrobat 4.0 (PDF 1.3) und weitere.“  Über das Pulldown-Menü kann man hier (und bei den weiteren Einträgen) festlegen, wie eine Abweichung rückgemeldet werden soll: als Fehler, Warnung oder als Info. Standardmäßig ist die Einstellung Inaktiv.
2. „Dokument ist verschlüsselt“ betrifft einen ggf. angewendeten Passwortschutz.
3. „Dokument ist beschädigt oder benötigt eine Reparatur“ untersucht, ob das Dokument intakt ist.

Angenommen, der Anwender hat im Bereich „Dokument ist verschlüsselt“ eingestellt, dass dies als Fehler gemeldet werden soll, so ist die Fehlermarkierung auch in der Profilübersicht links zu sehen. Hier wird die jeweils höchste, verwendete Stufe dargestellt (Fehler vor Warnung, vor Info, vor Inaktiv).

Auch in der Rubrik Seiten können die einzelnen Parameter grundsätzlich auf die vier Zustände Inaktiv, Info, Warnung und Fehler eingestellt werden.

Prüfen lassen sich folgende Parameter:

1. Die Seitengröße lässt sich exakt und zusätzlich mit einem Toleranzbereich prüfen.
2. Bei der Anzahl der Seiten kann man mit den Operatoren gleich, ungleich, größer als und weniger als arbeiten.
3. Für die Prüfung einheitlicher Seitengrößen über das gesamte Dokument ist der Eintrag Seitengröße oder Seitenorientierung unterscheiden sich von Seite zu Seite geeignet.
4. Mit Mindestens eine Seite ist leer lassen sich leere Seiten ermitteln.
5. Schließlich kann der Anwender die Maßeinheiten festlegen: Hier stehen Millimeter, Pica, Punkt, Zentimeter und Zoll zur Verfügung.

Der Bereich Farbe bietet Prüfungen zu folgenden Punkten:

1. In Seiten in diesem Dokument erzeugen bei einer Separation kann man ermitteln, ob Cyan-, Magenta oder Gelbauszüge vorkommen (das wäre etwa nicht wünschenswert bei einem Dokument, das nur in Schwarzweiß gegebenenfalls plus Schmuckfarbe ausgegeben werden soll). Des Weiteren kann eine Obergrenze für die Anzahl von Schmuckfarben festgelegt werden.
2. Um Farbräume geht es in der Kategorie Objekte auf der Seite verwenden. Hier können diese beiden Punkte abgefragt werden: RGB und Geräteunabhängige Farbräume (ICC. Lab).
3. Unter Objekte auf der Seite verwenden Schmuckfarben kann der Anwender mit einer benutzerdefinierten Schmuckfarbenliste arbeiten. Meldungen können einerseits bei Übereinstimmung von Schmuckfarben aus der Liste erzeugt werden (Kontrollfeld aus dieser Liste wird aktiviert) oder andererseits im Ausschlussverfahren (Kontrollfeld nicht aus dieser Liste wird aktiviert).
4. Mit Benennung der Schmuckfarben ist inkonsistent lassen sich zum Beispiel falsche oder doppelte Schmuckfarbennamen ermitteln.

Bei den Zeichensätzen geht es vor allem um die Einbettung und um den Zeichensatztyp:

1. In der ersten Kategorie lässt sich ermitteln, ob es Zeichensätze gibt die nicht eingebettet sind.
2. Für den Fall, dass Zeichensätze eingebettet sind, lassen sich zwei Zustände abfragen: als Set von Zeichen und vollständig.
3. Die Rubrik Der Typ des Zeichensatzes unterscheidet zwischen sechs möglichen Typen, die sich separat ermitteln lassen.
4. Schließlich kann man auch bei den Zeichensätzen mit individuellen Listen arbeiten, die entweder als einzuhaltende Anforderung oder Ausschlusskriterium dienen.

Die Rubrik Rendering vereint folgende Prüfungen:

1. Verwendet Transparenz ermittelt Elemente mit Transparenz. Dazu zählen auch Schlagschatten.
2. Verwendet benutzerdefinierte Rastereinstellungen findet Rastereinstellungen, die nicht der Konvention entsprechen.
3. Verwendet benutzerdefinierte Transferkurven findet Transferkurven, die nicht der Konvention entsprechen.
4. Bei Linienstärke liegt unter … Punkt kann man einen Schwellwert eingeben. Zu dünnen Linien können beim Druck unter Umständen „wegbrechen“.
5. Mit der Prüfung Enthält PostScript-Code kann zum Beispiel vermieden werden, dass es zu Problemen bei der Druckausgabe kommt.

Der Bereich Standard-Konformität betrifft die diversen ISO-Standards, die es für das Portable Document Format gibt:

1. In der Kategorie PDF ist keinem der folgenden Standards konform lassen sich alle aktuell verfügbaren PDF-Standards in die Abfrage integrieren.
2. Der zweite Bereich ist PDF/X (das ist der PDF-Standard für die Druckvorstufe) vorbehalten. Hier lässt sich ermitteln, ob ein PDF ein PDF/X-Ausgabeprofil für RGB-Druckbedingungen enthält. Außerdem kann ein enthaltenes PDF/X-Ausgabeprofil mit einer individuellen Liste von Ausgabeprofilen abgeglichen werden.

Der Bereich Standard-Konformität für eingebettete Dateien liefert die gleichen Vorgaben, wie im vorherigen Abschnitt zu sehen. Diese beziehen sich hier jedoch auf eingebettete PDF-Dateien:

1. PDF ist keinem der folgenden Standards konform betrifft wiederum alle aktuell verfügbaren PDF-Standards.
2. Der zweite Bereich dreht sich auch hier um den Druck-PDF-Standard PDF/X.

Recht umfangreich ist die Kategorie Nach Standard konvertieren.

Sie unterteilt sich in Konvertierungsvorgaben für PDF/X (Druckvorstufe), PDF/A (Langzeitarchivierung) und PDF/E (digitale Konstruktionszeichnungen).

In dieser Rubrik werden PDF-Dateien umgewandelt bzw. korrigiert und nicht nur überprüft.

1. Bei PDF-Datei konvertieren nach PDF/X stehen mehrere PDF/X-Stufen in einem Pulldown-Menü zur Auswahl bereit. Optional lassen sich Korrekturen anwenden, die über ein Kontrollfeld aktiviert werden können. Je nach gewähltem Standard, können zwei Optionen zugeschaltet werden: Geräteunabhängiges RGB oder Lab in Zielfarbraum konvertieren und Geräteunabhängiges Grau oder CMYK dekalibrieren.
2. Auch bei PDF-Datei konvertieren nach PDF/A stehen mehrere PDF/A-Stufen in einem Pulldown-Menü zur Auswahl bereit. Es lässt sich die Option Korrekturen anwenden zuschalten. Wenn die Konvertierung fehlschlägt, stehen weitere Möglichkeiten bereit: Re-Konvertierung via Postscript; Konvertiert Seiten, die Probleme verursachen, zu Bildern sowie Konvertiert alle Seiten zu Bildern. Für die beiden zuletzt genannten Optionen kann man eine Bildauflösung vorgeben.
3. Der dritte Standard ist PDF/E. Auch hier sind wiederum Korrekturen möglich.
4. Schließlich kann aus einem Pulldown-Menü der Output Intent (Ausgabebedingung) ausgewählt werden. Es gibt hier zwei Optionen: Eingebetteten Output Intent benutzen, wenn möglich und ICC-Profil nicht einbetten, falls diese Einbettung nicht erforderlich ist (etwa bei gängigen Ausgabebedingungen; damit lässt sich die resultierende Dateigröße um die Größe des Output Intents verringern).

Wer übrigens mehr zu den durchzuführenden Korrekturen erfahren will, die bei der jeweiligen Konvertierung zum Einsatz kommen, der kann über das Symbol mit dem grünen Fragezeichen die entsprechende Liste öffnen. (Das Fragezeichen ist grau = inaktiv, wenn eine Konvertierung nicht aktiv ist.)

Eingebettete Dateien nach Standard konvertieren bietet ganz ähnliche Parameter, wie vom vorangegangenen Schritt bekannt, doch betreffen diese eingebettete PDF-Dateien.

1. Der erste Punkt betrifft den Sonderfall PDF/A-3. Dieser PDF-Standard erlaubt auch das Einbetten von im Originalzustand belassener Dateien (nicht nur PDF, sondern auch andere Formate). Mit Nicht konvertieren, aber Beziehungsart-Eintrag (PDF/A-3) setzen auf … lässt sich die Beziehung auf verschiedene Arten definieren (etwa Source, Data, Supplement und weitere).
2. Konvertiere eingebettetes PDF-Dokument nach PDF/X ermöglicht verschiedene Auswahlmöglichkeiten plus optionale Korrekturen.
3. Konvertiere eingebettetes PDF-Dokument nach PDF/A erlaubt verschiedene Auswahlmöglichkeiten plus optionale Korrekturen. Außerdem stehen wiederum Ausweichmöglichkeiten bei fehlgeschlagenen Konvertierungen bereit.
4. Konvertiere eingebettetes PDF-Dokument nach PDF/E plus optionale Korrekturen.
5. Einstellungen zum Output Intent (Ausgabebedingen).

In Benutzerdefinierte Prüfungen kann der Anwender Einträge aus der Liste sämtlicher pdfaPilot-Prüfungen auswählen und in das neue Profil integrieren.

Das Fenster ist wie folgt aufgebaut:

1. Im Bereich rechts sind die in pdfaPilot vorhandenen Prüfungen in einer Liste aufgeführt. Es ist sozusagen der Vorrat, aus dem man sich bedienen kann.
2. Es werden jeweils die Prüfungen angezeigt, die in der aktuell ausgewählten Bibliothek vorhanden sind (hier: StarterKit).
3. Zum einfacheren Auffinden der gewünschten Prüfung kann man die Suche verwenden, wenn man die Bezeichnung der Prüfung kennt.
4. Wenn man eine Prüfung in der Liste anklickt, so erhält man weitere Detailinformationen.
5. Per Klick auf das Symbol mit dem blauen Pfeil nach links wird die ausgewählte Prüfung in die Spalte in der Mitte verschoben und damit in das zu erstellende bzw. bearbeitende Profil aufgenommen.
6. In der mittleren Spalte werden alle Prüfungen angezeigt, die im aktuellen Profil verwendet werden.
7. Aus dem Pulldown-Menü kann man auswählen, ob die Prüfung einen Fehler, eine Warnung oder eine Info auslösen soll. Zudem kann man über die orangefarbene Dreieck Variablen und Scripts hinzufügen und steuern.
8. Prüfungen lassen sich über die Schaltflächen hinzufügen, duplizieren, bearbeiten und löschen.

In Benutzerdefinierte Korrekturen kann der Anwender Einträge aus der Liste sämtlicher pdfaPilot-Korrekturen auswählen und in das neue Profil integrieren.

Das Fenster ist wie folgt aufgebaut:

1. Im Bereich rechts sind die in pdfaPilot vorhandenen Korrekturen in einer Liste aufgeführt. Es ist sozusagen der Vorrat, aus dem man sich bedienen kann.
2. Es werden jeweils die Korrekturen angezeigt, die in der aktuell ausgewählten Bibliothek vorhanden sind (hier: StarterKit).
3. Zum einfacheren Auffinden der gewünschten Korrekturen kann man die Suche verwenden, wenn man die Bezeichnung der Korrektur kennt.
4. Wenn man eine Korrektur in der Liste anklickt, so erhält man weitere Detailinformationen.
5. Per Klick auf das Symbol mit dem blauen Pfeil nach links wird die ausgewählte Korrektur in die Spalte in der Mitte verschoben und damit in das zu erstellende bzw. bearbeitende Profil aufgenommen.
6. In der mittleren Spalte werden alle Korrekturen angezeigt, die im aktuellen Profil verwendet werden.
7. Aus dem Pulldown-Menü kann man auswählen, ob die Prüfung einen Fehler, eine Warnung oder eine Info auslösen soll. Zudem kann man über das orangefarbene Dreieck Variablen und Scripts hinzufügen und steuern.
8. Korrekturen lassen sich über die Schaltflächen hinzufügen, duplizieren, bearbeiten und löschen.

In der Zusammenfassung erhält der Anwender einen detaillierten Überblick zu allen Prüfungen und Korrekturen, die in dem neu erstellten (oder bearbeiteten) Profil enthalten sind.

1. Die Einträge sind je nach Bereich gruppiert, also Dokument, Seiten, Bilder, Farbe, Zeichensätze und weitere mehr.
2. Optional: Der Anwender kann das die Profil-Übersicht speichern. Per Klick auf die entsprechende Schaltfläche erzeugt das Programm einen umfassenden Bericht als PDF-Datei.
3. Optional: Aus dem aktuellen Profil lässt sich zudem ein Editierbares Profil erzeugen, also ein Duplikat, das sich weitergehend einrichten lässt.
4. Mit einem Klick auf die OK-Schaltfläche wird die Einrichtung des Profils abgeschlossen.