Switchboard: Office – E-Mail nach PDF

Um E-Mails zu als PDF zu speichern bietet pdfaPilot eine Reihe an Möglichkeiten, Text und Anhänge in „normales“ PDF oder in das Langzeitarchiv-Dateiformat PDF/A zu wandeln.

Dabei stehen dem Anwender zahlreiche Einstellmöglichkeiten zur Handhabung von Text und Anhängen bereit.

Das Switchboard aufrufen

Öffnen Sie in pdfaPilot Standalone das Switchboard ggf. über Menü: Werkzeuge; Switchboard oder nutzen Sie den Tastaturbefehl Befehl-2.

Wenn Sie pdfaPilot als Acrobat Plug-In verwenden, können Sie das Switchboard über Menü: Zusatzmodule; pdfaPilot <Versionsnummer> Switchboard öffnen.

Die Aktion „E-Mail nach PDF“

Die Aktion „E-Mail nach PDF“ ist Teil der Gruppe „Office“.

Nach dem Klick auf das Symbol E-Mail nach PDF öffnet sich das Fenster mit den Einstellmöglichkeiten:

Einstellungen

  1. Sie können ein E-Mail-Dokument für die Verarbeitung auswählen, indem Sie auf die Schaltfläche „Durchsuchen“ klicken, und im sich öffnenden Finderfenster eine E-Mail-Datei auswählen.
  2. Unter Verwendete Stilvorlage können Sie, je nach E-Mailprogramm, die passende Version auswählen (Apple Mail, Basic, Outlook und Thunderbird)
  3. Unter Konvertieren nach bietet pdfaPilot eine Reihe von Optionen an. Sie können grundsätzlich nach PDF oder nach PDF/A konvertieren. Die Liste stellt zudem verschiedene Möglichkeiten für die Handhabung von Anhängen bereit (Als Original / PDF / PDF/A / zusätzliche PDF-Seite einbetten).
  4. Per Ankreuzfeld können Sie dafür sorgen, dass die Originale E-Mail-Datei eingebettet wird.
  5. Mit einem Klick auf die Ausführen-Schaltfläche wird die Konvertierung gestartet.

Ergebnis

  1. pdfaPilot meldet im Anschluss, dass die Verarbeitung vollständig ist.
  2. Die resultierende PDF- beziehungsweise PDF/A-Datei wird im Dateifenster angezeigt.

Die Aktion „E-Mail nach PDF“ als Batch-Verarbeitung

Die Aktion E-Mail nach PDF kann auch in der Stapelverarbeitung gestartet werden.

Dafür klicken Sie, nach den vorgenommenen Einstellungen im Aktionsfenster auf die Schaltfläche Batch.

  1. Im Dialog für die Batch-Verarbeitung können Sie den Ordner wählen, in dem die zu verarbeitenden E-Mail-Dateien liegen.
  2. Anschließend klicken Sei auf die Start-Schaltfläche.

Die resultierenden Dateien werden in einem Ordner mit dem Namen Erfolgreich gespeichert, der in einem mit Timestamp versehenen Unterordner im Ordner der Originaldateien angelegt wurde.

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