Switchboard: Office – E-Mail nach PDF

Um E-Mails zu als PDF zu speichern bietet pdfaPilot eine Reihe an Möglichkeiten, Text und Anhänge in „normales“ PDF oder in das Langzeitarchiv-Dateiformat PDF/A zu wandeln.

Dabei stehen dem Anwender zahlreiche Einstellmöglichkeiten zur Handhabung von Text und Anhängen bereit.

Das Switchboard aufrufen

Öffnen Sie in pdfaPilot Standalone das Switchboard ggf. über Menü: Werkzeuge; Switchboard oder nutzen Sie den Tastaturbefehl Befehl-2.

Wenn Sie pdfaPilot als Acrobat Plug-In verwenden, können Sie das Switchboard über Menü: Zusatzmodule; pdfaPilot <Versionsnummer> Switchboard öffnen.

Die Aktion „E-Mail nach PDF“

Die Aktion „E-Mail nach PDF“ ist Teil der Gruppe „Office“.

Nach dem Klick auf das Symbol E-Mail nach PDF öffnet sich das Fenster mit den Einstellmöglichkeiten:

Einstellungen

  1. Sie können ein E-Mail-Dokument für die Verarbeitung auswählen, indem Sie auf die Schaltfläche „Durchsuchen“ klicken, und im sich öffnenden Finderfenster eine E-Mail-Datei auswählen.
  2. Unter Verwendete Stilvorlage können Sie, je nach E-Mailprogramm, die passende Version auswählen (Apple Mail, Basic, Outlook und Thunderbird)
  3. Unter Konvertieren nach bietet pdfaPilot eine Reihe von Optionen an. Sie können grundsätzlich nach PDF oder nach PDF/A konvertieren. Die Liste stellt zudem verschiedene Möglichkeiten für die Handhabung von Anhängen bereit (Als Original / PDF / PDF/A / zusätzliche PDF-Seite einbetten).
  4. Per Ankreuzfeld können Sie dafür sorgen, dass die Originale E-Mail-Datei eingebettet wird.
  5. Mit einem Klick auf die Ausführen-Schaltfläche wird die Konvertierung gestartet.
Anhänge einbetten
  • PDF: Anhänge als Original einbetten

Erzeugt ein reguläres PDF-Dokument und bettet alle Anhänge der E-Mail in das generierte PDF-Dokument in ihrem Originalformat ein.

  • PDF: Anhänge als PDF einbetten

Erzeugt ein reguläres PDF-Dokument. Wenn die E-Mail über Anhänge verfügt, werden diese in PDF-Dokumente konvertiert und dann in das generierte PDF-Dokument eingebettet.

  • PDF: Anhänge als Original und PDF einbetten

Erzeugt ein reguläres PDF-Dokument. Wenn die E-Mail über Anhänge verfügt, werden diese in PDF-Dokumente konvertiert. Das Ergebnis der Konvertierung nach PDF und der Originalanhang werden beide in das generierte PDF-Dokument eingebettet.

  • PDF: Anhänge als zusätzliche Seiten anfügen

Erzeugt ein reguläres PDF-Dokument. Wenn die E-Mail über Anhänge verfügt, werden diese in PDF-Dokumente konvertiert und an das generierte PDF-Dokument am Ende als zusätzliche Seiten angefügt.

  • PDF/A-1: Anhänge als zusätzliche Seiten anfügen

Erzeugt ein PDF/A-1-Dokument. Wenn die E-Mail über Anhänge verfügt, werden diese in PDF-Dokumente konvertiert und an das generierte PDF/A-1-Dokument am Ende als zusätzliche Seiten angefügt. Dies ist die einzige Möglichkeit für PDF/A-1, denn der Standard PDF/A-1 erlaubt keine eingebetteten Dateien (gleich welchen Formats).

  • PDF/A-2: Anhänge als PDF/A einbetten

Erzeugt ein PDF/A-2-Dokument. Wenn die E-Mail über Anhänge verfügt, werden diese in PDF/A-2-Dokumente konvertiert und dann in das generierte PDF/A-2-Dokument eingebettet.

  • PDF/A-2: Anhänge als zusätzliche Seiten anfügen

Erzeugt ein PDF/A-2-Dokument. Wenn die E-Mail über Anhänge verfügt, werden diese in PDF-Dokumente konvertiert und an das generierte PDF/A-2-Dokument am Ende als zusätzliche Seiten angefügt.

  • PDF/A-3: Anhänge als Original einbetten

Erzeugt ein PDF/A-3-Dokument und bettet alle Anhänge der E-Mail in das generierte PDF/A-3-Dokument in ihrem Originalformat ein.

  • PDF/A-3: Anhänge als PDF/A einbetten, sofern möglich

Erzeugt ein PDF/A-3-Dokument. Wenn die E-Mail über Anhänge verfügt, werden diese in PDF/A-3-Dokumente konvertiert und dann in das generierte PDF/A-3-Dokument eingebettet. Wenn die Konvertierung nach PDF/A für einen bestimmten Anhang nicht möglich ist, wird er stattdessen im Originalformat eingebettet.

  • PDF/A-3: Anhänge als Original und PDF/A einbetten

Erzeugt ein PDF/A-3-Dokument. Wenn die E-Mail über Anhänge verfügt, werden diese in PDF/A-Dokumente konvertiert. Das Ergebnis der Konvertierung nach PDF/A und der Originalanhang werden beide in das generierte PDF/A-3-Dokument eingebettet.

  • PDF/A-4: Anhänge als PDF/A einbetten

Erzeugt ein PDF/A-4-Dokument. Wenn die E-Mail Anhänge hat, werden diese in PDF/A-4-Dokumente konvertiert und dann in das generierte PDF/A-2-Dokument eingebettet.

  • PDF/A-4: Anhänge als zusätzliche Seiten einbetten

Erzeugt ein PDF/A-4-Dokument. Wenn die E-Mail Anhänge hat, werden diese in PDF konvertiert und am Ende des konvertierten PDF/A-4-Dokuments als zusätzliche Seiten angehängt.

  • PDF/A-4f: Anhänge als Original einbetten

Erzeugt ein PDF/A-4f-Dokument und bettet alle Anhänge aus der E-Mail in das erzeugte PDF/A-4f-Dokument im Originalformat ein.

  • PDF/A-4f: Anhänge als PDF/A einbetten, wenn möglich

Erzeugt ein PDF/A-4f-Dokument. Wenn die E-Mail Anhänge hat, werden diese in PDF/A-4-Dokumente konvertiert und dann in das generierte PDF/A-4f-Dokument eingebettet. Wenn die Konvertierung nach PDF/A für einen bestimmten Anhang nicht möglich ist, wird er stattdessen in seinem ursprünglichen Format eingebettet.

  • PDF/A-4f: Anhänge als Original und PDF/A einbetten

Erzeugt ein PDF/A-4f-Dokument. Wenn die E-Mail Anhänge hat, werden diese in PDF/A-Dokumente konvertiert. Das Ergebnis der Konvertierung nach PDF/A und die ursprünglichen Anhänge werden beide in das generierte PDF/A-4f-Dokument eingebettet.

Ergebnis

  1. pdfaPilot meldet im Anschluss, dass die Verarbeitung vollständig ist.
  2. Die resultierende PDF- beziehungsweise PDF/A-Datei wird im Dateifenster angezeigt.

Die Aktion „E-Mail nach PDF“ als Batch-Verarbeitung

Die Aktion E-Mail nach PDF kann auch in der Stapelverarbeitung gestartet werden.

Dafür klicken Sie, nach den vorgenommenen Einstellungen im Aktionsfenster auf die Schaltfläche Batch.

  1. Im Dialog für die Batch-Verarbeitung können Sie den Ordner wählen, in dem die zu verarbeitenden E-Mail-Dateien liegen.
  2. Anschließend klicken Sei auf die Start-Schaltfläche.

Die resultierenden Dateien werden in einem Ordner mit dem Namen Erfolgreich gespeichert, der in einem mit Timestamp versehenen Unterordner im Ordner der Originaldateien angelegt wurde.