Bibliotheken: Überblick

Mit pdfToolbox 8.1 hat callas software die Möglichkeit eingeführt, mit Bibliotheken zu arbeiten.

Dies bietet eine größere Übersicht für Anwender, die sich zum Beispiel pdfaPilot-Arbeitsumgebungen für verschiedenartige Jobs oder mehrere Kunden zusammenstellen möchten.

In pdfaPilot-Bibliotheken lassen sich Sätze für Profile, Prüfungen, Korrekturen, Switchboard-Aktionen, Ausgabebedingungen und Ausschießkonfigurationen organisieren.

Die Abbildungen zeigen das Schwesterprodukt pdfToolbox, die Funktionalität in diesem Bereich ist mit der von pdfaPilot identisch. 

Einstieg: Switchboard „Bibliotheken verwalten“

Einstieg: Switchboard „Bibliotheken verwalten“

Im Auslieferungszustand zeigt die pdfaPilot noch keine auswählbaren Bibliotheken an, da lediglich die Standardbibliothek vorhanden ist.

Über das Flyout-Menü oben rechts gelangt der Anwender zum Befehl „Bibliotheken verwalten…“.

(Dieser Befehl lässt sich übrigens auch über die Fenster für Profile, Prüfungen und Korrekturen öffnen.)

Das Fenster „Bibliotheken verwalten“

Im Fenster „Bibliotheken verwalten“ ist zuerst die Basis-Bibliothek „callas pdfaPilot Standard“ zu sehen.

Im unteren Bereich des Fensters sind die Schaltflächen für die diversen Funktionen zu finden:

  1. Eine neue Bibliothek hinzufügen
  2. Eine bestehende Bibliothek duplizieren
  3. Eine ausgewählte Bibliothek bearbeiten
  4. Bibliothek schützen
  5. Schutz der ausgewählten Bibliothek aufheben
  6. Bibliothek exportieren
  7. Bibliothek importieren
  8. Ausgewählte Bibliothek löschen

Eine neue Bibliothek hinzufügen

Per Klick auf die Schaltfläche für die Erstellung einer neuen Bibliothek öffnet pdfaPilot einen Dialog, um eine neue Bibliothek anzulegen.

Dialog: „Bibliothek anlegen“

Dialog: „Bibliothek anlegen“
  1. In diesem Dialog kann der Anwender einen Namen und eine Beschreibung für die neue Bibliothek angeben.
  2. Die neue Bibliothek lässt sich verriegeln, um sie vor Änderungen zu schützen.
  3. Der Punkt „Automatische Updates erhalten“ bezieht sich darauf, wie die Bibliothek damit verfahren soll, wenn bei einer neuen pdfaPilot-Version mitgelieferte Vorgaben in geänderter Form bereitgestellt werden. Wird „Automatische Updates erhalten“ aktiviert, so werden zum Beispiel gleichnamige Prüfungen bei einem Update aktualisiert. Ist diese Checkbox nicht aktiviert, so bleiben die Vorgaben exakt so, wie sie bei der Einrichtung der Bibliothek waren.
  4. Für eine verbesserte Übersicht sorgen benutzerdefinierte Farben für den Hintergrund und die Textfarbe. Klickt man hier auf die Schaltfläche, so kann man eigene Farben über den Farbwähler des Betriebssystems einstellen.
  5. Beim „Startbestand an Profilen“ kann der Anwender entweder mit einer leeren Bibliothek beginnen oder die Gesamt-Bibliothek mit den Standard-Voreinstellungen verwenden.
  6. Mit Klick auf OK ist dieser Schritt abgeschlossen.

Die neue Bibliothek im Fenster „Bibliotheken verwalten“

Jetzt wird die neue Bibliothek in der Übersicht „Bibliotheken verwalten“ aufgeführt.

(Die Konfiguration einer Bibliothek wird in einem nachfolgenden Kapitel erklärt.)

Die neue Bibliothek im Switchboard

Jetzt ist es – unter anderem im Switchboard – möglich, zwischen der Standard-Bibliothek und der neu erstellten Bibliothek umzuschalten.

Gut zu sehen ist hier die voreingestellte Farbe für die Bibliothek.

Die neue Bibliothek in den Fenstern für Profile, Korrekturen und Prüfungen

Die neue Bibliothek in den Fenstern für Profile, Korrekturen und Prüfungen

Nicht nur im Switchboard, sondern auch in den Profilen, Prüfungen und Korrekturen ist die neue Bibliothek zu sehen.

Das Profile-Fenster zeigt hier übrigens keine Einträge, weil im Beispiel eine leere Bibliothek als Startbestand gewählt wurde.

Bibliothek einrichten

Zuerst wird über das Pop-up-Menü rechts oben die Rubrik Bibliotheken verwalten… aufgerufen.

Das Fenster "Bibliotheken verwalten…"

In der linken Spalte sind unter dem Eintrag Bibliotheken sämtliche Bereiche aufgeführt, die sich einrichten lassen.

Das sind im Einzelnen:

  • Prozesspläne (kombinierte Abläufe aus Prüfungen, Korrekturen etc.)
  • Profile (pdfaPilot-Profile; z.B. Liste aller transparenten Objekte)
  • Prüfungen (pdfaPilot-Prüfungen; etwa: Text kleiner als 5 Punkt)
  • Korrekturen (pdfaPilot-Korrekturen; etwa: Alle Schmuckfarben nach CMYK konvertieren)
  • Aktionen (z.B. Erstellung von Broschüren; PDF als Bilddatei speichern und vieles mehr)
  • OutputIntents (Ausgabebedingen)
  • ICC-Profile (Farbprofile)
  • Farbkonvertierungs-Richtlinien (z.B. Office RGB)
  • Schriftersetzungs-Richtlinien (etwa fehlende Schriften mit Arial ersetzen)
  • Tonwertzunahme-Einstellungen (z.B. Tonwerterhöhung der Mitteltöne um 10 Prozent)
  • PostScript-Konvertierungseinstellung (Qualitätsstufen von kleinste Dateigröße bis High Quality Print)
  • Ausschießschemata (im Auslieferungszustand stehen Schemata vom 2- bis zum 16-Seiter bereit)
  • Ausschieß-Konfigurationen (vorgefertigte Sets wie etwa 8 Visitenkarten auf DIN A4)
  • Überlagern-Vorlagen („PDF-Stempel“ wie z.B. „Entwurf“)
  • Passepartout-Hintergründe (etwa Büttenpapier und Stein)
  • Inhalte platzieren-HTML-Vorlagen (bereits standardmäßig dabei: Dateiname hinzufügen und Job-ID hinzufügen)

Bibliothek konkret einrichten

Im Bibliotheken verwalten-Fenster steht im Beispiel die neue Bibliothek (hier mit der voreingestellten Farbe Orange gekennzeichnet) neben der callas pdfaPilot Standardbibliothek.

Die neue Bibliothek wurde in diesem Fall als leere Bibliothek angelegt.

Nun kann der Anwender sich aus dem Vorrat der callas pdfaPilot Standardbibliothek Profile, Prüfungen, Korrekturen und vieles mehr zusammenstellen.

Dafür sucht man sich aus der Liste der vorhandenen Möglichkeiten in der Standard- (oder einer anderen, bereits vorhandenen) Bibliothek die gewünschten Einträge aus; wobei die Suchen-Funktion die Übersicht erleichtert.

Mit den blauen Pfeilen kann man Einträge zur neuen Bibliothek hinzufügen oder auch wieder entfernen.

Die gemachten Änderungen lassen sich sichern und mit Klick auf die OK-Schaltfläche verlässt man dieses Fenster.

Änderungen überprüfen

Änderungen überprüfen

Nach dem Klick auf die OK-Schaltfläche informiert das Programm, dass Änderungen vorgenommen wurden und nennt die Anzahl der Änderungen.

(Falls man in mehr als einer Bibliothek Änderungen durchgeführt hat, wird man auch darüber in Kenntnis gesetzt.)

Die neue Bibliothek mit individuellen Inhalten

Die neue Bibliothek mit individuellen Inhalten

Nun bietet die neue Bibliothek benutzerkonfigurierte Inhalte.

In diesem Fall wurden mehrere Prüfungen zusammengestellt.

Erweiterter Nutzen per Exportieren und Importieren von Bibliotheken

Nicht nur für individuelle Backups, sondern vor allem auch für das Verteilen von Profilen für verschiedene Einsatzzwecke, eignet sich das Ex- und Importieren von Bibliotheken.

Hat man die gewünschte Bibliothek ausgewählt, so lässt sich diese über das Auswahlmenü oben rechts exportieren.

Name und Speicherort für die exportierte Bibliothek

Name und Speicherort für die exportierte Bibliothek

Im Sichern-Dialog lässt sich der Name für die zu exportierende Bibliothek vergeben und der Speicherort festlegen.

pdfaPilot-Bibliotheken tragen die Endung „.kfpl“.

pdfaPilot-Bibliothek importieren

pdfToolbox-Bibliothek importieren

Über das zuvor gezeigte Auswahlmenü kann der Anwender pdfaPilot-Bibliotheken importieren.

Bibliotheksdatei auswählen und öffnen

Bibliotheksdatei auswählen und öffnen

Aus dem Dateisystem lässt sich eine pdfaPilot-Bibliothek öffnen und im Programm nutzen.

So können Vorgaben für bestimmte Kunden oder Aufgaben zum Beispiel im Betrieb verteilt werden.

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