Mit überwachten Ordnern in pdfToolbox Server arbeiten

Vorangegangene Artikel dieser Anleitung haben über Profile (Profile: das Fundament der pdfToolbox) und Prozesspläne (Wenn Profile nicht ausreichen: Prozesspläne) berichtet, doch lediglich in Zusammenhang mit der manuellen Ausführung in pdfToolbox Desktop. Selbstverständlich ist es in vielen Fällen effizienter, PDF-Dokumente automatisiert zu verarbeiten. Dieser Artikel beschreibt, wie man dies mithilfe von überwachten Ordnern in pdfToolbox Server macht.

pdfToolbox Server ist eine der automatischen Varianten in der pdfToolbox-Produktfamilie. Die Lösung ist in der Lage, jede Anzahl an Jobs zu verarbeiteten; jeder Job besteht aus einer Einrichtung mit überwachten Ordnern mit einem Eingangsordner und einem oder mehreren Ausgangsordnern. PDF-Dokumente, die in den Eingangsordner gelegt werden, werden angenommen und automatisch verarbeitet.

Die pdfToolbox Server Bedienoberfläche starten

pdfToolbox Server hat keine eigenständige Bedienoberfläche; stattdessen kann die Lösung über pdfToolbox Desktop gesteuert werden. So starten Sie pdfToolbox Server:

  1. Starten Sie pdfToolbox Desktop.
  2. Klicken Sie im Menü unter „Werkezuge“ den Eintrag „Server“.

 Daraufhin erscheint das pdfToolbox Server Kontrollfenster:

  1. Verwenden Sie „Server starten“ um pdfToolbox Server auf demselben Rechner wie pdfToolbox Desktop zu starten.
  2. Verwenden Sie „Verbinde mit Remote Server“, um zu einer pdfToolbox-Server-Instanz zu verbinden, die entweder auf demselben Rechner läuft oder auf einem anderen Rechner im Netzwerk. Dies erlaubt die Fernüberwachung und Konfiguration über das Netzwerk. Sie müssen hierfür die IP-Adressen vom Rechner kennen, auf dem pdfToolbox Server läuft.
  3. „Dispatcher starten“ und „Satelliten starten“ sind Teil des mit pdfToolbox ausgelieferten Verarbeitungssystems. In dieser Anleitung wird nicht näher auf diesen Punkt eingegangen.

Eine pdfToolbox-Server-Instanz starten

Angenommen, pdfToolbox Server ist auf demselben Rechner installiert wie pdfToolbox Desktop, dann können wir lokal starten. Um die zu tun, klicken Sie im pdfToolbox-Server-Fenster auf die Schaltfläche „Server starten“.

Nach wenigen Sekunden ändert sich das Kontrollbedienfeld und zeigt den laufenden Server an. Wichtige Punkte sind:

  1. Weil es sich um einen lokalen Server (auf demselben Rechner, wie pdfToolbox Desktop) handelt, zeigt die Oberfläche „Lokaler Server“. Wenn wir mit einem Remote Server verbunden hätten, würde stattdessen die IP-Adresse angezeigt werden.
  2. Das Aufkappmenü für den Server erlaubt den Zugang zu den Einstellmöglichkeiten für die pdfToolbox-Server-Instanz (inklusive der Möglichkeit, einen neuen Job zu starten und den Server anzuhalten).
  3. Unter der Reihe mit den Servern werden die Namen der verschiedenen Jobs angezeigt. Jeder Job umfasst eine Einrichtung mit überwachten Ordnern, welche Dateien über bestimmte Profile oder Prozesspläne abarbeiten können.
  4. Neben dem Job-Namen zeigt das Fenster die Schaltflächen für „Start“ und „Stop“. Ein Klick auf das Dreieck startet die Verarbeitung des jeweiligen Jobs; mit einem Klick auf die quadratische Schaltfläche wird die Verarbeitung gestoppt.
  5. Daneben befindet sich das Aufklappmenü für den jeweiligen Job. Darüber erreichen Sie die Einstellungen.

Einen Job anlegen

Um einen neuen Job anzulegen …

  1. klicken Sie auf das Aufklappmenü neben dem Server, auf dem Sie den Job erstellen wollen,
  2. klicken Sie auf den Eintrag „Einen neuen Job anlegen“.

Dies öffnet das Fenster für Einrichtung des Jobs. Füllen Sei zuerst die grundlegenden Job-Informationen aus:

  1. Jeder Job hat einen Namen, der im Server-Bedienfeld angezeigt wird. Wählen Sie einen eindeutigen, aussagekräftigen Namen.
  2. Sie können eine Job-Beschreibung hinzufügen.
  3. Wählen Sie ein Profil oder einen Prozessplan für den Job aus. Das Aufklappmenü zeigt alle Profile und Prozesspläne an, welche die derzeit aktive Bibliothek in pdfToolbox Desktop zur Verfügung stellt. Sie könne die Liste per Eingabe einer Suche im Suchfeld oben einschränken.

Bleibt noch die Einrichtung der verschiedenen überwachten Ordner. Das können sie einzeln für jeden aufgeführten Ordner durchführen, oder indem Sie die Schaltfläche „Turbo…“ nutzen. Mit der Turbo- Schaltfläche müssen Sie nur einen Ordner auswählen und pdfToolbox wird in diesem für Sie automatisch alle notwendigen Unterordner anlegen.

  1. Mit der Verwendung der Turbo-Schaltfläche wurden alle Pfade der Unterordner auf den Hauptordner gesetzt.
  2. Um den Job benutzerdefiniert einzurichten, Klicken Sie auf einen Listeneintrag auf der linken Seite:
    • „Übersicht“ ist die Übersicht, die im Screenshot oben angezeigt wird.
    • „Eingangsordner“ lässt Sie einen Eingangsordner zuordnen. Dies ist der aktuell überwachte Ordner, in den die zu verarbeiteten Dateien gelegt werden.
    • „Bei Erfolg“ ist der Ordner, in den die verarbeiteten Dateien gelegt werden, wenn es bei der Verarbeitung keine Fehler, Warnungen oder Info-Meldungen gibt.
    • „Bei Info“ ist der Ordner, in den verarbeitete Dateien gelegt werden, wenn es bei der Verarbeitung mindestens eine Info-Meldung, aber keine Warnungen oder Fehler, gibt.
    • „Bei Warnung“ ist der Ordner, in den verarbeitete Dateien gelegt werden, wenn es bei der Verarbeitung mindestens eine Warnung, aber keine Fehler, gibt.
    • „Bei Fehler“ ist der Ordner, in den verarbeitete Dateien gelegt werden, wenn es bei der Verarbeitung mindestens einen Fehler gibt.
    • „Verarbeitete Dateien” ist der Ordner, in den die Originaldateien (die Dateien, die in den Eingangsordner gelegt wurden) verschoben werden, wenn Sie „Original behalten“ eingestellt haben.

Nach der Einrichtung der überwachten Ordner klicken Sie auf „OK“ und vergessen Sie nicht, vor dem Test den Server im Konfigurationsfenster zu starten.

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