PDF-Dokumente mithilfe von Profilen verarbeiten

pdfToolbox verwendet Profile, um eine Qualitätskontrolle und/oder Korrekturen in PDF-Dokumenten auszuführen (Lesen Sie mehr zu diesem Thema im Artikel Profile: das Fundament der pdfToolbox). Der folgende Beitrag erklärt, wie man diese Profile einsetzten kann und wie man den Verarbeitungsergebnissen auf den Grund gehen kann.

Ein Prüf- oder Korrektur-Profil zu einem PDF-Dokument ausführen

Um ein Profil zu nutzen, müssen Profile zuerst über „Menü: Werkzeuge; Profile“ in Profile-Fenster geöffnet werden.

  1. Öffnen Sie ein PDF-Dokument, das Sie prüfen oder korrigieren möchten.
  2. Wählen Sie das gewünschte Profil aus. Sie müssen unter Umständen zuerst die Profilgruppe aufklappen (über das kleine graue Dreieck, das vor der Bezeichnung steht).
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Prüfen“ beziehungsweise „Prüfen und korrigieren“.

Wenn Sie lediglich wissen möchten, ob ein PDF-Dokument in Ordnung ist oder nicht, dann klicken Sie auf die Schaltfläche „Prüfen“; dies ist eine Qualitätskontrolle, die das PDF-Dokument nicht ändern wird: Im Profil, das Sie gewählt haben, werden nur die Prüfungen ausgeführt.
Wenn Sie zusätzlich die Korrekturen des gewählten Profils ausführen wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Prüfen und korrigieren“. Dann wird pdfToolbox Sie fragen, wo die Ergebnis-PDF-Datei gespeichert werden soll, da in diesem Fall das Dokument unter Umständen geändert wird.

Die Verarbeitungsergebnisse untersuchen

Während pdfToolbox Desktop das PDF-Dokument untersucht, sehen Sie ein Fortschrittsfenster, das Sie über laufende Korrekturen und Meldungen informiert. Wenn die Verarbeitung beendet ist, wird aus diesem Fortschrittsfenster das „Ergebnis“-Fenster, welches Sie unten sehen können.

Das Ergebnis-Fenster zeigt die folgenden Punkte:

  1. Das Ergebnis der Verarbeitung. In diesem Fall zeigt das rote Kreuz an, dass mindestens ein Fehler entdeckt wurde.
  2. Eine Liste der Korrekturen, die tatsächlich im PDF-Dokument durchgeführt wurden. Das Profil kann viele weitere Korrekturen enthalten, es werden nur diese angezeigt, die für die aktuelle Korrektur notwendig waren.
  3. Eine Liste mit Warnungen, die von den Preflight-Checks des Profils ausgelöst wurde. Eine Warnung zeigt etwas an, das möglicherweise zu Problemen führen könnte, aber nicht muss. Es handelt sich um etwas, das genauer betrachtet werden sollte.
  4. Eine Liste mit Fehlern, die von den Preflight-Checks des Profils ausgelöst wurde. Ein Fehler ist etwas, das wahrscheinlich später zu Problemen führen wird. Fehler müssen korrigiert werden.

Wenn pdfToolbox ein PDF-Dokument über ein Profil verarbeitet, werden zuerst alle Korrekturen des Profils und erst danach die Preflight-Prüfungen durchgeführt. Falls etwas im PDF-Dokument fehlerhaft war, aber mit einer Korrektur repariert werden konnte, wird dies nicht in den Warnungen oder Fehlern auftauchen. Wenn eine Warnung oder ein Fehler gemeldet wird, liegt dies daran, dass die Probleme nicht über das Profil korrigiert werden konnten. Mit diesen Problemen muss dann auf andere Weise verfahren werden.

So erkunden Sie die Ursachen von Warnungen und Fehlern

Oft ist es hilfreich zu wissen, wo genau sich die Elemente auf der Seite befinden, die für Warnungen oder Fehlermeldungen gesorgt haben.

  1. Klicken Sie auf das Dreieck neben der Warnung oder Fehlermeldung, die Sie interessiert. Es erscheint eine Liste der Objekte, welche die jeweilige Warnung oder Fehlermeldung verursacht haben.
  2. Doppelklicken Sie den Eintrag, der sie interessiert. Sie können ihn über das Dreieck vorne öffnen, um mehr Details zu erfahren.
  3. Eine Umrandung in Rot (bei Fehlern) oder in Gelb (bei Warnungen) erscheint an der Stelle im Dokument, wo sich das ausgewählte Objekt befindet.
  4. Sie können nun die Schaltfläche „Im Snap zeigen“ anklicken, um ein separates Fenster zu öffnen, indem genau nur das Objekt dargestellt wird, das zum Fehler oder zur Warnung geführt hat.

Einen Preflight-Report erstellen

Wenn Sie in pdfToolbox Desktop einen Preflight-Report von dem erstellen möchten, was Sie im Ergebnis-Fenster sehen können, klicken Sie auf die Schaltfläche „Report erstellen…“.

Wählen Sie über das Popup-Menü (1) die gewünschte Art des Reports aus. pdfToolbox unterstützt die folgenden Varianten:

  • PDF-Report: ein einfacher, nicht anpassbarer PDF-Report. Wählen Sie unter den Optionen (2) aus, welche Details einbezogen werden und wie Warnungen und Fehler markiert werden sollen.
  • PDF-Report (Benutzerdefiniert): ein modernerer PDF-Report, der auf einem HTML-Template basiert, das Sie verändern können. Wählen Sie unter (3) das gewünschte HTML-Template aus.
  • XML Report: Eine XML-Version der Informationen im Ergebnis.
  • Text Report: Eine Text-Version der Informationen im Ergebnis.

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